CLARA – Kommunale KI-Assistenz für Bürgerfragen

Bürger erwarten heute schnelle, verständliche und jederzeit verfügbare Informationen – auch von ihrer Gemeinde. Gleichzeitig stehen viele Kommunalverwaltungen unter hohem Arbeitsdruck: wiederkehrende Anfragen binden Zeit, Personalressourcen sind knapp, und Informationen verteilen sich oft über Webseiten, Bekanntmachungen, Formulare, Amtsblätter oder PDF-Dokumente.

Ein großer Teil dieser Informationen ist bereits online vorhanden. Trotzdem finden Bürger nicht immer schnell, was sie suchen. Die Folge sind Telefonate, E-Mails und Rückfragen, die Personal binden.

CLARA hilft, diese Lücke zu schließen.

Direkt auf der kommunalen Website können Nutzer ihre Frage in ein Chatfenster eingeben. CLARA hilft dabei, passende Informationen schneller zu finden, gibt eine erste Orientierung und verweist – soweit verfügbar – auf zuständige Stellen oder Quellen.

CLARA ist ein KI-gestützter Chatbot, der speziell für den Einsatz in Kommunen entwickelt wurde. Er wird direkt in die Website der Gemeinde oder Verwaltungsgemeinschaft eingebunden und unterstützt Bürger bei der Suche nach kommunalen Informationen.

Typische Themen sind zum Beispiel:

• Öffnungszeiten
• Zuständigkeiten
• Ansprechpartner
• Formulare und Unterlagen
• Gebühren und Fristen
• Abfallinformationen
• Satzungen und Bekanntmachungen
• Einrichtungen der Kommune
• Informationen aus Amts- und Mitteilungsblättern

CLARA durchsucht dabei nicht einfach „das Internet", sondern greift gezielt auf definierte und freigegebene Informationsquellen zu. Dazu können unter anderem gehören:

• Inhalte der kommunalen Website
• Websites von Verwaltungsgemeinschaften
• Informationen des Landkreises
• relevante Landes- und Bundesinformationen
• Formulare, Satzungen und Bekanntmachungen
• Amts- und Mitteilungsblätter
• öffentlich zugängliche PDF-Dokumente
• kommunale Serviceinformationen

So entsteht ein kommunaler Informationsassistent, der vorhandene Inhalte besser nutzbar macht.

Viele Bürgerfragen wiederholen sich täglich: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Formulare, Fristen, Gebühren, Unterlagen oder Ansprechpartner. Genau hier setzt CLARA an.

Jede Standardfrage, die CLARA beantworten oder zur passenden Information führen kann, muss nicht zusätzlich telefonisch oder per E-Mail bearbeitet werden. Dadurch können Telefonzentrale, Bürgerbüro, Fachämter und Verwaltungspersonal spürbar entlastet werden.

Weniger wiederkehrende Routineanfragen, mehr Zeit für komplexe Anliegen.

Mitarbeitende können sich stärker auf die Fälle konzentrieren, die persönliche Beratung, fachliche Prüfung oder individuelle Bearbeitung erfordern. CLARA ersetzt keine Verwaltung. CLARA unterstützt dort, wo Bürger zunächst Orientierung und Informationen suchen.

Eine Gemeindeverwaltung hat feste Öffnungszeiten. Die Fragen der Bürger entstehen aber oft abends, am Wochenende oder an Feiertagen. CLARA ist rund um die Uhr erreichbar und hilft dabei, vorhandene Informationen schneller zu finden.

Statt lange durch Menüs, Unterseiten oder PDF-Dokumente zu suchen, können Nutzer ihre Frage direkt in ein Chatfenster auf der kommunalen Website eingeben. So wird die kommunale Website im Alltag besser nutzbar – auch für Menschen, denen Menüs, Suchfunktionen oder lange Dokumente z. B. wegen einer Sehbehinderung besondere Schwierigkeiten bereiten.

CLARA ist darauf ausgelegt, vorhandene öffentlich zugängliche Informationen zu nutzen. Die Wissensbasis wird aus einer kuratierten Quellenliste aufgebaut und regelmäßig aktualisiert. Die Kommune muss nicht jede einzelne Information manuell in ein zusätzliches System einpflegen.

Das Ziel ist ein standardisiertes kommunales Produkt mit möglichst geringem zusätzlichem Pflegeaufwand.

CLARA eignet sich für einzelne Gemeinden, ist aber besonders interessant für Verwaltungsgemeinschaften. Ein gemeinsames System kann Informationen für mehrere Mitgliedsgemeinden zugänglich machen und gleichzeitig die zentrale Verwaltung entlasten. Viele Bürgerfragen betreffen ähnliche Themen, gemeinsame Zuständigkeiten oder Informationen, die ohnehin auf Ebene der Verwaltungsgemeinschaft gebündelt werden.

Damit verbessert CLARA nicht nur den Zugang zu kommunalen Informationen, sondern auch das Verhältnis von Aufwand, Kosten und Nutzen.

Gerade im kommunalen Umfeld ist Datenschutz kein Zusatz, sondern Voraussetzung. CLARA ist von Beginn an auf einen datenschutzsensiblen Einsatz im kommunalen Umfeld ausgelegt. Der Betrieb erfolgt auf Servern in Deutschland. Die Datenverarbeitung wird kontrolliert, nachvollziehbar und mit Blick auf die besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltungen gestaltet.

• Betrieb auf Servern in Deutschland
• kontrollierte kommunale Wissensquellen
• keine Antworten aus beliebigen Internetquellen
• keine ungeprüfte Nutzung öffentlicher KI-Dienste für kommunale Daten
• klare Trennung kommunaler Wissensbestände
• kontrollierte Einbindung in die bestehende Website
• keine Verwaltungsentscheidungen durch KI
• keine rechtsverbindlichen Auskünfte

Die konkrete datenschutzrechtliche Einordnung erfolgt im jeweiligen Einsatz gemeinsam mit der Kommune und den zuständigen Datenschutzverantwortlichen.

CLARA wurde mit Blick auf die Anforderungen deutscher Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften und kommunaler Informationsangebote entwickelt. Im Mittelpunkt stehen nicht spektakuläre KI-Antworten, sondern verlässliche Unterstützung im kommunalen Alltag: häufige Fragen, vorhandene Informationen, klare Quellen und verständliche Orientierung.

CLARA ist als standardisierte Lösung für kommunale Anforderungen angelegt – mit wiederverwendbarer technischer Basis, definierten Quellen und Anpassung an die jeweilige Kommune.

Aus der Praxis entwickelt

CLARA wurde gemeinsam mit der Gemeinde Diespeck und der Verwaltungsgemeinschaft Diespeck anhand echter Bürgerfragen erprobt und weiterentwickelt. Die Erkenntnisse aus dieser Praxiserprobung fließen direkt in Antwortqualität, Quellenaufbereitung und kommunale Einsatzfähigkeit ein.